Tin tức
Checklist chuyển văn phòng từ A-Z Admin và HR
Th4
Việc dời địa điểm làm việc đến một không gian mới là cột mốc quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, hỏng hóc thiết bị nếu không có kế hoạch rõ ràng. Để giúp bộ phận Admin/HR trút bỏ gánh nặng này, chúng tôi đã tổng hợp bộ checklist chuyển văn phòng chuẩn mực và khoa học nhất.
Bạn hoàn toàn có thể in danh sách này ra để tick (✓) vào các hạng mục đã hoàn thành, đảm bảo tiến độ công việc diễn ra trơn tru.
Checklist chuyển văn phòng chuẩn
Giai đoạn 1: Lên kế hoạch và chuẩn bị (Trước 1 – 2 tháng)
Đây là giai đoạn then chốt để định hình toàn bộ chiến dịch di dời. Việc chuẩn bị càng sớm, rủi ro phát sinh càng thấp.
- Xác định thời gian: Chốt ngày giờ tháo dỡ tại văn phòng cũ và ngày khai trương/hoạt động chính thức tại văn phòng mới. Nên ưu tiên chọn những ngày cuối tuần để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
- Lên sơ đồ bố trí: Đo đạc diện tích mặt bằng mới, phân bổ vị trí ngồi cho từng phòng ban và lên danh sách các hạng mục nội thất cần mua mới.
- Dự trù kinh phí: Tính toán các khoản chi phí thuê đơn vị vận chuyển, mua sắm vật tư, thi công hoàn trả mặt bằng cũ…
- Thủ tục hành chính: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh với cơ quan thuế và Sở Kế hoạch Đầu tư.
- Truyền thông nội bộ và ngoại bộ: Ra thông báo chính thức bằng email gửi toàn thể nhân viên, đối tác và khách hàng về việc thay đổi địa chỉ giao dịch.
Giai đoạn 2: Phân loại và đóng gói (Trước 1 – 2 tuần)
Để tiết kiệm chi phí dịch vụ, các phòng ban nên tự chủ động đóng gói các vật dụng cá nhân và tài liệu nội bộ.
- Chuẩn bị vật tư: Lên danh sách và đặt mua vật tư đóng gói (băng keo, màng PE, mút xốp nổ). Đối với các doanh nghiệp khu vực Hà Nội, để tối ưu chi phí, bạn có thể tìm kiếm các xưởng sản xuất, địa chỉ mua hộp carton Hà Đông hoặc các quận lân cận để nhập số lượng lớn với giá sỉ.
- Phân loại tài sản: Lọc ra những máy móc, bàn ghế cũ hỏng để thanh lý, giúp giảm tải khối lượng vận chuyển.
- Đóng gói đồ cá nhân: Phát thùng carton cho từng nhân viên. Yêu cầu ghi rõ [Họ tên – Phòng ban – Tên đồ vật] bên ngoài thùng.
- Xử lý hệ thống IT: Phối hợp cùng bộ phận kỹ thuật (IT) để backup dữ liệu server quan trọng. Lên phương án tháo dỡ an toàn cho hệ thống máy chủ, mạng LAN, máy in.
Giai đoạn 3: Trong ngày chuyển văn phòng
Đây là thời điểm checklist chuyển văn phòng phát huy tối đa tác dụng để giám sát hiện trường.
- Giám sát tháo dỡ: Cử đại diện (thường là Admin hoặc quản lý) túc trực tại văn phòng cũ để kiểm đếm số lượng thùng hàng được bốc lên xe tải.
- Điều phối tại văn phòng mới: Bố trí nhân sự tại địa điểm mới, cầm sẵn sơ đồ mặt bằng để chỉ đạo nhân viên vận chuyển đặt đồ đúng vị trí của từng phòng ban.
- Chốt chỉ số điện nước: Làm việc với ban quản lý tòa nhà cũ để chốt số điện, nước, internet, cắt các dịch vụ tiện ích và bàn giao lại mặt bằng.
- Rà soát lần cuối: Đi một vòng kiểm tra lại toàn bộ tủ kệ, ngăn kéo, góc khuất tại văn phòng cũ để chắc chắn không bỏ sót tài sản.
Giai đoạn 4: Thiết lập không gian làm việc mới (Sau khi chuyển)
Sau khi đồ đạc đã cập bến an toàn, cần nhanh chóng đưa guồng máy công ty hoạt động trở lại.
- Kiểm kê tài sản: Đối chiếu số lượng thùng hàng, thiết bị thực tế so với danh sách tổng ban đầu. Ký biên bản nghiệm thu với đơn vị vận chuyển.
- Setup hệ thống điện tử: Bộ phận IT tiến hành lắp đặt lại máy tính, cấu hình mạng wifi, tổng đài điện thoại. Đảm bảo internet hoạt động ổn định trước ngày làm việc đầu tiên.
- Cập nhật thông tin nhận diện: Thay đổi địa chỉ mới đồng loạt trên Website, Google Business (Google Maps), Fanpage, chữ ký Email và thiết kế lại card visit, profile công ty.
- Tổ chức tiệc chào mừng: Một buổi tiệc Teabreak nhỏ sẽ giúp nhân viên hào hứng hơn với không gian làm việc mới.
Tải xuống/Download checklist chuyển văn phòng
Mời bạn xem thêm:
- Checklist đồ cần chuẩn bị khi chuyển nhà đầy đủ
- Checklist chuyển nhà đường dài đầy đủ, chi tiết từ A-Z không lo thiếu sót
Checklist chuyển văn phòng có đầy đủ đến đâu cũng không đủ nếu thiếu thùng carton chắc chắn. Thùng mỏng, tái sử dụng dễ khiến hồ sơ rách, thiết bị hư hỏng khi vận chuyển. Đặt ngay thùng carton 3-5 lớp tại Thungcartonchuyennha.net để đựng hồ sơ, máy tính, đồ văn phòng an toàn, không lo bục đáy hay móp méo khi di chuyển.
